こんにちは。
労働人口が減少している中、企業では生産性の向上が急務となってきています。
でも、生産性を向上するには、どうしたらよいのでしょうか？
ひとことで生産性といっても、さまざまな要因があります。
長年、さまざまな企業でプログラマとして働いてきて、生産性には以下の３つの要因が大きいと考えています。
- スピード
- 品質
- 効率化
今回は、生産性の向上について、スピード、品質、効率化の３点について書きたいと思います。
生産性向上の要素
生産性を向上させるためには、さまざまな要素があります。
しかし、以下の3つに集約されるのではないでしょうか？
- スピード
- 品質
- 効率化
以下で具体的に説明します。
スピード
作業のスピードを上げることは、生産性の向上において、もっとも単純で誰でも可能な対応方法だと思います。
1日に作業できる量を、1.5倍にするだけで、生産性も1.5倍になります。
では、作業のスピードを上げるには、どうすればよいでしょうか？
一つのタスクに集中
企業で働いていると、たくさんの作業があります。
一気に作業を終わらせるために、同時並行（マルチタスク）で作業する人がたくさんいます。
でも、作業スピードを上げるには、1つのタスクに集中して作業することが大切です。
マルチタスクでタスクを回すと、頭の中では、いろいろなことを考える必要があります。
そのために、1つのタスクに割り振られる容量が少なくなってしまいます。
マルチタスクでタスクを進めた方が早くなるように思いますよね。
私も、昔は３から４つのタスクを同時に作業していました。
でも、1つのタスクをしっかりと考えることができなくて、作業の品質が落ちてしまい、結局、やり直しとなってしまうことがありました。
なので、1つのタスクに集中して作業するのが、作業スピードを上げることになるのです。
記録をつける
記録をつけることも、作業スピードを上げる方法の1つです。
同じ作業や調査を繰り返してしまうことは、よくあることです。
重複した作業や調査をしてしまうと、作業スピードが落ちてしまいます。
そのようなことがないように、記録をつけるのです。
作業の記録をつけることは、作業スピードを落とすように思えるかもしれません。
記録をつける作業は、時間がかかる作業なので、面倒に思えるかもしれません。
実際、私も記録をつける作業は苦手です。
しかし、作業や調査を重複なく、速やかに行うには、記録をつけることが1番なのです。
なので、記録をつけることは、作業スピードを上げる方法となるのです。
時間を決める
作業を始める前に、その作業にかける時間を決めることも、作業スピードを上げる方法の1つです。
時間を決めずに作業を始めてしまうと、目の前の作業だけに時間を使ってしまいます。
気づいたら、多くの時間を1つの作業に使ってしまっていたということは、よくあることです。
ただ、やってみないと、どれくらいの時間がかかるか分からない作業も多くあります。
私も、大きなタスクをこなす時などは、実際にどのくらい時間がかかるか分からない時があります。
そのような時は、まず、経験からどのくらいの時間がかかるかを判断します。
そして、決めた時間が経過した時点で、難易度や進捗状況から、あとどのくらいの時間がかかるかを判断します。
あまりにも、時間がかかりすぎる場合は、なぜ時間がかかっているのか、どこに時間がかかっているのかを分析する必要が出てきます。
このように、時間を決めて作業することで、その後の作業でも、おおよその作業時間が分かるようになります。
ただ、これでは、作業スピードを上げる方法とは言えないように思えるかもしれません。
でも、より正確な作業時間が分かるようになると、作業スピードを上げるために、どのように動く必要があるのかが分かってきます。
それが、今後の作業スピードを上げる方法となるのです。
なので、時間を決めて作業することは、作業スピードを上げる1つの方法と言えるのです。
品質
次に、生産性を向上させるために必要となるのが、「品質」です。
量だけを増やしたところで、品質が伴わないと、生産性の向上にはつながりません。
生産性を上げるためには、量を増やせば良いのではないかと思う人が多いかもしれません。
しかし、品質の悪いものを出荷してしまうと、信頼を失う可能性が高いです。
そして、品質が悪いものは、売れなくなってしまいます。
結果として、将来的に生産性を向上することはできないのです。
なので、生産性の向上するには、品質が必要となるのです。
では、品質を向上するには、どうすれば良いのでしょうか？
基準の明確化
品質が「良い」と言うことは、どのようにすれば分かるのでしょうか？
そうなのです。
品質と言われても、どこまでを考えれば良いのか分からないのです。
そのために、基準を明確にする必要があるのです。
具体的には、以下のような方法が考えられます。
- プログラムの場合は、バグを10件改修する。
- ライティングの場合は、誤字脱字を10件修正する。
まずは、最低限必要となる品質を明確化しましょう。
その後、必要となる品質を維持するために基準を追加していくと良いと思います。
定期的な確認
品質を保つためには、定期的に確認することが必要です。
毎回同じチェックをしていると、改修する内容が雑になってしまい、品質の改善になっていないことがあります。
例えば、プログラムの場合、基準を「バグを10件改修する」としていたとします。
コーディングが完了しているプログラムで、バグを10件改修することは、品質を良くすることになります。
でも、コーディング途中のバグも10件に含めてしまっては、品質を良くすることができません。
品質が悪くなると、生産性も向上しないので、定期的な確認は行うようにしましょう。
評価・改善
品質は、一度、基準を作ると終わりではないです。
より良い製品やサービスを提供するには、常に、基準を評価・改善することが必要となります。
みんな同じかなと思うのですが、どんどん品質が良くなっていく製品やサービスは、ずっと使いたくなりますよね。
なので、品質の評価と改善は、必要となるのです。
効率化
最後に、生産性の向上で必要なのは、「効率化」です。
つまり、「自分でやらない」と言うことです。
生産性を向上するためには、チームで作業することが必要となります。
そのために、作業の効率化を図り、誰でもできるようにすることで、その作業をチームメンバーに託すことができます。
そして、新たな自分の作業に集中することができるのです。
では、どのように効率化すれば良いのでしょうか？
単純化
効率化で、必要なことは「単純化」です。
タスクを、最小限の作業に分割（単純化）するのです。
タスクを単純化することで、作業を客観的に見ることができるようになります。
すると、タスクを完了するために必要な作業を整理することができます。
タスクの単純化ができると、効率化は、ほぼできたも同然です。
システム化
単純化できた作業を、システムで行うようにすると、生産性の向上になります。
システム化と言われても、ITには詳しくないし、システム会社に頼むようなお金もないよって思うかもしれません。
しかし、そんなに難しく考える必要はないです。
Excelができると、結構いろいろなことができますし、Webで調べるといろんなツールが公開されています。
少し頑張ると、ローコードのツールを使うことで、簡単にシステム化することができます。
システム化できると、同じタスクは、ボタンひとつで完了とすることができます。
マニュアル化
タスクを完了するためのマニュアルを作るのも、生産性の向上につながります。
マニュアルが作成できると、同じ作業を誰が行っても、同じ品質でできるようになりす。
つまり、同じタスクがあった場合、複数人で行うことができるようになるのです。
ただし、マニュアル化には注意が必要です。
マニュアルで作業する人は、それ以上の作業ができなくなるのです。
つまり、マニュアルに記載されていることはできるけど、例外があった場合に対応できなくなるのです。
なので、マニュアル化するのであれば、その作業がどんな処理なのか、どのような例外があるのかなどをマニュアルに追加して、マニュアルを成長させる必要があります。
新人ができること
最後に、新入社員や中途で入社した新人が、生産性の向上でできることについて書きます。
新人ができることは、「スピード」です。
まず、作業手順を覚えて、量をこなし、スピードを上げて作業できるようになることです。
新人では、「品質」や「効率化」が難しいのは分かりますよね。
なので、新人は、スピードを上げて作業することのみを考えましょう。
まとめ
生産性の向上を行うには、以下の3つが必要となります。
- スピード
- 品質
- 効率化
スピードを上げて作業することで、量を増やすことができるようになります。
品質を良くすることで、生産量が増えたことによる品質の悪化を防ぐことができます。
効率化することで、作業を委託することができるようになります。
つまり、「スピード」「品質」「効率化」で生産性を向上することができるのです。
しかし、新人は、「スピード」のみ注力するしか方法がありません。
なので、先輩は、「品質」「効率化」に注力するようにしましょう。
では、今日はこの辺で。
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