こんにちは。
みなさんは、
「言いたいことが伝わってないな」
とか
「頼んだものと違うものが出来てきた」
と言う経験がないでしょうか？
私は、よくあります。
最近では、「コミュ障」と言う言葉でまとめられますよね。
でも、これがビジネスで発生したらどうなるでしょうか？
- プロジェクトの遅延
- 不具合の発生
- コストの増大
そんな、赤字プロジェクトの原因となってしまいます。
このように、コミュニケーションのコストが高いことは、
失敗のリスクを高めてしまうのです。
なので、今回は、「コミュニケーションコストを下げるには」
と言うことを考えてみます。
ビジネスにおいて「コミュニケーション」は「コスト」です
ビジネスにおいて、「コミュウニケーション」は「コスト」なのです。
この意識がない人が多いように思います。
ブルックスの法則という法則があります。
「遅れているソフトウェアプロジェクトへの要員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」
このブルックスの法則が示す内容も、
「コミュニケーション」が「コスト」であることを表しています。
つまり、プロジェクトへの要員追加は、以下のコミュニケーションコストがかかってしまうのです。
- その人の力量を知るためのコミュニケーションが必要になる
- プロジェクトの内容を説明するコミュニケーションが必要になる
- 追加された人がプロジェクトに慣れるまでにコミュニケーションが必要になる
ソフトウェアプロジェクトだけではありませんよね。
どんな仕事でも、新しく入った人には、コミュニケーションコストが必要となるのです。
もちろん、友達と楽しく話している時は違いますよ。
でも、ビジネスにおいては、「コミュニケーション」は大きな「コスト」となるのです。
コミュニケーションコストの低いチームを作るには？
では、コミュニケーションのコストが低いチームを作るには、どうしたらいいのでしょうか。
結論を言うと、以下になります。
- 情報を共有する
- 理解を確認する
- 価値観を共有する
情報を共有する
情報をどんどん共有していきましょう。
今だと、チャットツールを仕事で使用している会社も多いと思います。
チャットだとリアルタイムで情報を共有する事ができますし、
チャットには検索機能がついている場合が多いので検索も容易です。
また、みんなで情報を共有することで、
その仕事に関わる仲間の知識を底上げすることできます。
つまり、多くの情報を共有することで、
仕事に対する意識が同期されていくので、
コミュニケーションのコストを下げることができるのです。
理解を確認する
発信した情報に対する理解を確認しましょう。
人は、同じ情報に対して、それぞれ違った理解をします。
それは、人の理解力がそれぞれ違うからです。
そのため、情報の共有だけを行っていても意識が同期されずに、
結局、コミュニケーションのコストが上がってしまうということになります。
また、情報の発信方法に問題があるかもしれません。
理解を確認しないと、情報の発信方法に問題があったとしても気付く事ができません。
情報を共有しても、理解を確認しないのは、発信者の自己満足にすぎないと私は思います。
なので、定期的に発信した情報に対する理解を確認するようにしましょう。
そうすることで、人による理解力の差を小さくすることができ、
コミュニケーションコストを下げる事ができます。
価値観を共有する
ビジネスの価値観をみんなで共有しましょう。
人の価値観も人それぞれです。
なので、仕事に対する価値観も人それぞれとなってしまい、
気付いたら、みんなの向いている方向がバラバラになってることがよくあります。
仕事において、みんなが向いている方向がバラバラの場合、
どうしても、コミュニケーションのコストが高くなってしまいます。
なので、仕事に対する価値観を共有していきましょう。
価値観の共有は、トップダウンのみで行うことではありません。
ボトムアップでも価値観を共有することが必要になります。
トップダウンのみで価値を共有すると、ワンマン経営となってしまいます。
ワンマン経営は、他の価値観を押さえつけることになり、反発を招いてしまいます。
そのため、コミュニケーションのコストは上がってしまいます。
しかし、ボトムアップでも価値観を共有する事ができると、
そこにある共通点を見出すことができるようになりますし、
トップよりも良い価値観を取り入れることもできます。
つまり、みんなで仕事に対する価値観を作り出すことができ、
コミュニケーションコストを下げる事ができるのです。
自分のコミュニケーションコストを下げるには？
では、次に個人のコミュニケーションコストを下げるには
どうるれば良いかを考えてみましょう。
結論を言うと、以下になります。
- 重要な情報から伝える
- 返信を早くする
- 相手の理解に努める
おそらく、この３点は、これまでにいろんな所で言われていて、
みんな知っている事だと思います。
でも、実際にできている人は少ないのです。
重要な情報から伝える
コミュニケーションのセミナーなどでは、
必ず言われることですが、重要な情報から伝えるようにしましょう。
これは、相手の時間を奪わないようにするために大切な事です。
時間は、みんな平等に1日24時間です。
しかし、時間の価値は、人それぞれ違うのです。
重要な情報を先に伝えると、
相手は、後に回していいのか、すぐに判断が必要なのかを選択することができます。
相手が選択できる様にする事で、
相手から見た自分のコミュニケーションのコストを下げる事ができるのです。
これは、リアルなコミュニケーションだけではありません。
チャットやメールなど、ツールによるコミュニケーションも同じです。
なので、重要な情報から伝える事は、身に付けていきましょう。
返信を早くする
コミュニケーションコストが高い人は、
チャットやメールの返信が遅い傾向にあります。
その反対に、コミュニケーションコストの低い人は、
チャットやメールの返信が早いです。
返信が早いと言っても、
- ちょっと待ってください。
- 返信は明日でもいいですか？
- 了解しました
と言う返信でいいのです。
チャットだと、スタンプ機能があるので、
すぐにスタンプを付ける事で返信になります。
つまり、コミュニケーションコストが低い人は、
常に周りにアンテナを張っているという事なのです。
返信を早くするのは、簡単なことのように思いますが、
実は、今集中してやっている作業の途中で入ってきた情報に対して、
瞬時に判断して返答しないといけないので、
結構、難しいです。
でも、返信が早くできるようになると、
コミュニケーションコストを下げることができます。
まずは、チャットのスタンプ機能で返信することから始めましょう。
相手の理解に努める
相手の理解に努める事は、とても難しいですが、
コミュニケーションコストを下げるには、とても効果的な方法です。
そのためにも、
- 相手の話をきちんと聞く
- 相手の立場で考える
- 相手の考えを理解する
これが必要となってきます。
では、どうすればいいのか？
それは、「こころの矢印を相手に向ける」ことです。
こころの矢印が自分に向いている間は、
相手のことを理解する事はできませ。
しかし、こころの矢印が相手に向いていると、
相手のために動く事ができます。
相手のために動くことで、相手を理解することができます。
すると、コミュニケーションコストを下げる事ができるのです。
まとめ
仕事において、「コミュニケーション」は「コスト」です。
そのため、コミュニケーションコストが高いチームでは、
いい仕事をする事ができないし、
遅延するリスクや、赤字プロジェクトになる可能性が高いです。
そのために、以下を徹底する必要があります。
- 情報を共有する
- 理解を確認する
- 価値観を共有する
しかし、そもそも自分がコミュニケーションコストの高いメンバーとなっている可能性があります。
自分のコミュニケーションコストを下げるために、以下の方法があります。
- 重要な情報から伝える
- 返信を早くする
- 相手の理解に努める
まずは、自分のコミュニケーションコストを改善することから始めることが、
チーム全体のコミュニケーションコストを下げる最善の方法と私は考えます。
では、今日はこのへんで。
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